24.07.2020

Digitale Tools?! Das kann doch jede/-r!

Datensätze strukturieren mit Open Office Base

Die Corona-Pandemie legt das öffentliche Leben lahm, was auch Auswirkungen auf Ihr Engagement hat und neue Lösungen verlangt. In jeder Krise liegt jedoch immer auch eine Chance – in diesem Fall für das Ehrenamt, denn die verbliebene Zeit des Stillstandes kann jetzt sinnvoll genutzt werden. In der monatlichen Reihe „Digitale Tools?! Das kann doch jede/-r!“ stellen wir Ihnen heute eine Anwendung vor, mit denen Sie ihre Adressverwaltung zentralisieren und digitalisieren können:

Hilfreich dafür kann die Software Microsoft Access sein, die in der kostenlosen Version Base heißt und im entgeltfreien Open-Office-Packet enthalten ist. Ein großer Vorteil ist: Open Office und somit auch Base funktionieren auf allen gängigen Betriebssystemen.

Mit Open Office Base können Sie Datensätze strukturiert in mehreren oder einer Datenbank speichern. Eine Datenbank unterteilt sich in Abfragen, Formulare, Berichte und Tabellen. Dabei sind Tabellen die Grundlage für das Arbeiten mit der Datenbank.

Mithilfe eines Assistenten können Sie diese Tabellen erstellen und in einzelnen Schritten die Informationen auswählen, die Sie in Ihrer Tabelle erfassen möchten. Im ersten Schritt können Sie aus zahlreichen Kategorien die Bezeichnung Ihrer Spalten bestimmen, wie beispielsweise Vorname, Nachname, Ort oder Email. Im nächsten Schritt können Sie Felddatentypen festlegen, also die Art der Daten, die gespeichert werden. Konkret sind darunter die Bezeichnung Ihres Feldnamens, der Feldinhalt und ob dieser im Format eines Textes, einer Dezimalzahl, eines Datums etc. angelegt sein soll. Auch zählt darunter die Auswahl, ob das Feld zwingend ausgefüllt werden muss. Im Anschluss folgt der Schritt Primärschlüssel festlegen. Ein Primärschlüssel ist zwingend notwendig, da durch ihn jeder Datensatz einen bestimmten Identifikationswert erhält, unter dem er in der Datenbank gespeichert und abgerufen werden kann. Primärschlüssel sind somit nichts weiteres als eine (meist automatische) Nummerierung eines jeden Datensatzes. Der Wert eines Primärschlüssels muss in einer Tabelle einmalig sein, da er jeden Datensatz eindeutig kennzeichnet. Es reicht hier vollkommen aus, wenn Sie die voreingestellte Auswahl Primärschlüssel wird automatisch hinzugefügt bestätigen. In dem nun folgenden und letzten Schritt kann die Tabelle mit einem Namen versehen und bestimmt werden, ob Sie direkt an der Tabelle arbeiten möchten. Wenn Sie nun auf fertigstellen klicken, können Sie in die von Ihnen erstelle Tabelle die Datensätze eingeben.

Wie Sie vielleicht feststellen konnten, ist der Umgang mit Base sowie weiteren Datenbanken sehr komplex. Es ist sehr zu empfehlen, sich vorher mit den Grundzügen einer Datenbankerstellung zu beschäftigen und sich zu überlegen, was in der Tabelle dargestellt und wie sie aufgebaut sein soll. Ansonsten wird die Arbeit schnell zum Frust.

Dennoch kann Open Office Base sehr hilfreich sein. Denn sobald Sie unterschiedliche Tabellen innerhalb einer Datenbank angelegt haben, lassen sich Datensätze mithilfe von Abfragen, Formularen und Berichten durchsuchen und Übersichten erstellen. So können Adressdaten von Mitgliedern schnell überblickt werden und auch insbesondere die Pflege der Daten wird einfacher.

Basics Base:

Funktioniert auf allen Betriebssystemen
Assistent begleitet die Erstellung einer Datenbank
Der Umgang mit Base ist sehr komplex; vorher sollte sich mit Grundzügen der Datenbankerstellung befasst werden