Digitale Tools?! Das kann doch jede/-r!

Die Corona-Pandemie legt das öffentliche Leben lahm, was auch Auswirkungen auf das Engagement hat und neue Lösungen verlangt. In jeder Krise liegt jedoch immer auch eine Chance – in diesem Fall fürs Ehrenamt, denn es bilden sich neue Formen des Engagements. Aber wie lässt sich ehrenamtliche Arbeit organisieren, wenn soziale Kontakte auf ein Minimum reduziert werden müssen? Hier stellen wir Ihnen zwei Tools vor, die die Koordination in der Nachbarschaft, dem Verein oder der Organisation vereinfachen können:

Dass Projekte nicht nur analog organisiert werden können, beweist Trello. Wenn sich viele Beteiligte in unterschiedlichen Arbeitsphasen oder -bereichen für ein Ziel organisieren müssen, braucht es ein System. Pinnwände, Moderationskarten oder Listen helfen zum Beispiel. Genau das bietet Trello: Hier können Sie "Boards“ - also Pinnwände - oder Listen digital anlegen und im Team organisieren. Auf einem Board haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Listen einzufügen, die in einzelne Karten unterteilbar sind. Somit können Nutzer/-innen ihre To-Do-Listen übersichtlicher gestalten.

Das Erstellen von Boards, Listen und Karten ist unkompliziert, selbsterklärend und eignet sich sowohl für große als auch kleine Projekte. Trello bietet zudem unzählige Vorlagen zu diversen Anwendungsbereichen, die kostenlos nutzbar sind. Ein Vorteil ist auch, dass Karten mit Kommentaren oder Fristen versehen werden können. Auch lassen sich Links problemlos einbauen und in der Basisversion Dateien bis zu 10 MB anhängen. Auf diese Weise können die Teammitglieder, Freund/-innen oder Nachbar/-innen miteinander kommunizieren und sich gegenseitig ihren Arbeitsstand wissen lassen. Die einzige Voraussetzung dafür ist, dass sie zuvor eingeladen wurden, das Board mitzugestalten und zu verwalten.

Das Werkzeug bietet zudem die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsphasen zu markieren - als „in Arbeit“, „derzeit bearbeitet“ oder „erledigt“. Auch können Verantwortlichkeiten zugeordnet und der Bearbeitungsstatus einer Aufgabe festgehalten werden.

Beachtet werden sollte, dass Trello auch einige Schwachstellen hat: So können Benachrichtigungen sich verzögern. Dies geschieht beispielsweise wenn Boards stark gefüllt sind. Je mehr Leute in einem Projekt mitwirken, desto unübersichtlicher wird die Vielzahl vorhandener To-Do-Listen – eben wie im richtigen Leben. Deshalb bedarf es auch hier einer guten Organisation. Eine verschlüsselte Speicherung von Daten ist zudem nur innerhalb der kostenpflichtigen „Enterprise-Version“ möglich - in der Basisversion gibt es lediglich eine verschlüsselte Übermittlung zwischen Browser (von engl. to browse = durchsuchen) und Trello-Webserver. Nutzer/-innen können jedoch immerhin entscheiden, ob die virtuellen Pinnwände öffentlich sichtbar sein sollen. Auch enthält Trello keine Chat-Funktion. Eine Echtzeit-Kommunikation ist daher nicht möglich.

Hierfür eignet sich zum Beispiel Slack: Es wurde 2013 auf den Markt gebracht. Die Struktur der Anwendung ist sehr einfach, übersichtlich, und selbst für Ungeübte intuitiv nutzbar. Das Tool ist hauptsächlich auf Kommunikation, auf das „Chatten“ (von engl. to chat = miteinander plaudern) ausgelegt. Anwender/-innen können je nach Bedarf eine Vielzahl an „Channels“, also Kommunikationskanälen erstellen und sich dort zu verschiedenen Themen/Angelegenheiten austauschen.

Und wenn die Nutzer/-innen Fragen zur Anwendung haben, können sie den „Slackbot“ um Hilfe bitten – eine programminterne Such- und Hilfsmaschine, die zu allen Fragen das Support-Center (von engl. support = Unterstützung) durchsucht und die hilfreichsten Antworten herausfiltert. So erfährt man zum Beispiel, dass in Slack über 800 weitere Programme - z.B. Trello oder Zoom, ein Werkzeug, über das Sie Videokonferenzen schalten können – in Channels integriert werden können.

Ein weiterer Vorteil von Slack: Egal wie viele Endgeräte Sie nutzen, Slack synchronisiert sich bei bestehender Internetverbindung automatisch mit der Cloud (von engl. cloud = Wolke), also dem virtuellen Speicherort, sodass jede/-r Nutzer/-in die aktuellste Version des Chatverlaufs auf ihrem/seinem Endgerät abrufen kann.

Die Nische des Datenschutzproblems (siehe unten) haben sich manch andere Start-Ups zum Vorteil gemacht, um dem etablierten Tool Slack Konkurrenz zu bieten. So preisen sich beispielsweise SpiderOak, Sid oder Stackfield als sichere Kommunikationsalternativen zu Slack an.

Basics Trello:

• In der kostenlosen Basis-Variante können beliebig viele Nutzer/-innen an deinem Board mitarbeiten.
• Achtung: Je mehr Leute in einem Projekt mitwirken, desto unübersichtlicher wird die Vielzahl vorhandener To-Do-Listen & es kann zu Verzögerungen von Benachrichtigungen kommen.
• Möglichkeit in Arbeitsphasen „in Arbeit“, „derzeit bearbeitet“ oder „erledigt“ zu gliedern. Dateien und Links können in Trello angehängt werden.
• Datenschutz: Basisversion bietet lediglich verschlüsselte Übermittlung zwischen Browser Trello-Webserver; für die verschlüsselte Speicherung der Daten muss die Vollversion gekauft werden

Basics Slack:

• In der kostenlosen Basis-Variante sind 15 Nutzer/-innen pro „Workspace“ möglich.
• Achtung: Bei einer Teilnahme von 15 Personen in mehreren Channels kann es aufgrund einer hohen Anzahl an Nachrichten unübersichtlich werden. Die maximale Anzahl der in einem Chatverlauf gespeicherten Nachrichten ist 10.000.
• Möglichkeit, (Video-)Anrufe zu tätigen. Die Obergrenze bei Videokonferenzen ist allerdings auf zwei Personen begrenzt.
• Datenschutz: Firmensitz ist San Francisco, also gelten US-Datenschutzrichtlinien; US-Bundesbehörden könnte Kommunikationsverläufe jederzeit offen legen lassen. Slack speichert zudem alle Nachrichten der Channels – auch im Ruhezustand. Allerdings bietet Slack eine Anleitung an, wie die Speicherung der eigenen Daten erfolgen soll. Diese Anleitung ist hier zu finden.