13.10.2020

Digitale Tools?! Das kann doch jede/-r!

Projektmanagement mit Asana

Digitale Tools sind gefragt  © edXDigitale Tools sind gefragt © edX
Die Corona-Pandemie greift massiv in den Ablauf des öffentlichen Lebens ein, was auch Auswirkungen auf Ihr Engagement hat. Es braucht neue Lösungen. In jeder Krise liegt aber auch immer eine Chance – in diesem Fall fürs Ehrenamt, denn es bilden sich neue Formen des Engagements. In der Reihe „Digitale Tools?! Das kann doch jede/-r!“ stellen wir Ihnen Anwendungen vor, die die ehrenamtliche Arbeit in der Nachbarschaft, dem Verein oder der Organisation vereinfachen können: Online-Plattformen, die sich zum Ziel gesetzt haben, Projektmanagement, Aufgabenverteilung und Kommunikation online zu koordinieren und somit den Homeoffice-Alltag zu erleichtern.

Hilfreich dafür kann das Web- und Mobilprogramm Interner LinkAsana sein. Es unterstützt Projektgruppen bei der Kommunikation, der Festlegung von Fristen oder Zuständigkeiten und bei der Verwaltung von Aufgaben. Man kann Projektpläne, Details, Dateien und Feedback an nur einem Ort verwalten und Aktualisierungen des Projekts mit allen Beteiligten gleichzeitig teilen. Zudem kann die Effizienz des Teams durchaus gesteigert werden, wenn nicht die gesamte Kommunikation über Telefon- und Videokonferenzen oder E-Mailverkehr läuft, sondern sich auf ein Medium bezieht.

Gerade im Ehrenamt kann Asana die Projektarbeit vereinfachen. Da jedes Gruppenmitglied neben dem Ehrenamt anderen Tätigkeiten nachgeht, ist eine Plattform, auf der alles koordiniert und von allen einzusehen ist, hilfreich. Auch die ewige Suche nach einem für alle geeigneten Termin hat ein Ende. Denn jedes Mitglied kann zu jeder Zeit sehen, was der jeweils andere schon erledigt hat oder was noch zu erledigen ist.
Doch die vollumfängliche Nutzung ist insbesondere für ehrenamtliche Projekte sehr teuer. Wenn man auf Funktionen, wie Dashboards, eine Zeitleiste oder Regeln nicht verzichten kann, bezahlt man für die Premium Version 10,99€ und für die Business Version 24,99€ pro Nutzer pro Monat. Für den Anfang reicht auch erstmal die Basic Version, die für bis zu 15 Nutzer kostenlos ist.

In der Basic Version stehen Ihnen eine Aufgabenliste, ein Board, ein Kalender und eine Zeitleiste zur Verfügung. Sie können sehen, ob eine Aufgabe planmäßig ausgeführt wurde oder, ob Sie sich im Zeitplan befinden.
Ein Nachteil von Asana ist jedoch, dass die persönlichen Daten auf amerikanischen Servern gespeichert werden. Sie unterliegen damit also nicht mittelbar der europäischen DSGVO. Anbieter wie Interner LinkTaskworld speichern hingegen die Daten auf deutschen Servern, verfügen jedoch nicht über solch vielfältige Funktionen in Bezug auf die Projektarbeit. Man sollte also zwischen dem Angebot an verschiedensten Funktionen und der Sicherheit der Daten abwägen. Asana fragt abgesehen von der E-Mailadresse und dem vollständigen Namen keine weiteren Daten ab. Jede weitere Datenangabe ist freiwillig.

Auch Onlinedienste wie Interner LinkTeamleader oder Interner LinkMeister Task bieten wie Taskworld ähnliche Angebote für die Vernetzung von Gruppenmitgliedern während der Projektarbeit an.

Basics Asana:

• Möglichkeit, mit mehreren Team Mitgliedern die Projektarbeit online zu koordinieren
• Aktualisierung in Echtzeit
• Datenspeicherung unterliegt nicht europäischer DSGVO